1. Präambel

Unsere Verhaltensregeln sollen ein Leitfaden für die gesamte Thelen Gruppe, also alle Gesellschaften/Unternehmen, an denen die Thelen Holding GmbH und/oder die AREAL Holding GmbH und/oder die TIH Thelen Investments Holding GmbH und/oder Thelen Family Beteiligungs GmbH direkt oder indirekt beteiligt sind, sein und gelten deshalb für jeden von uns gleichermaßen. Im Einzelnen richten sie sich an die oberste Leitung, die Führungskräfte und alle unsere Beschäftigten, unsere Töchter und Lieferanten.

Sie repräsentieren den Anspruch an uns selbst, den darin aufgeführten Werten und Grundsätzen gerecht zu werden und signalisieren zugleich nach außen ein verantwortungsvolles Verhalten gegenüber unseren Geschäftspartnern, Kunden und unseren Beschäftigten.

2. Verpflichtung der Unternehmensleitung

Die Thelen Gruppe sieht sich in der Pflicht, ökonomisch, sozial und umweltbewusst zu handeln. Die Thelen Gruppe ist bestrebt, ihre Geschäfte kompetent und auf ethisch-moralischer Grundlage zu betreiben und in allen Märkten, in denen sie tätig ist, einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten. Hierzu zählen wir die Einhaltung der geltenden Gesetze und die Akzeptanz von Kartellverboten bzw. Wettbewerbsbeschränkungen. Wir wollen es vermeiden, uns gegenüber Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern unzulässige Vorteile zu verschaffen.

3. Teamgeist und konstruktive Zusammenarbeit

Wir stellen vorhandene Lösungen immer wieder in Frage und entwickeln neue Ideen zum Wohle unserer Kunden. Hierzu fördern wir eine konstruktive Teamarbeit unserer Beschäftigten. Ihre Interessen und Anforderungen an uns sind für unsere Arbeit und Weiterentwicklung ausschlaggebend. In der Zusammenarbeit sind wir durch die Vielfalt unserer Beschäftigten und deren Einsatz in den Geschäftsfeldern erfolgreich.

4. Standards der Zusammenarbeit

Wir erwarten von allen unseren Beschäftigten, dass sie stets nach höchsten beruflichen Standards sowie Leitlinien unseres Unternehmens handeln. Verstoßen Beschäftigte im Rahmen Ihrer Tätigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig durch Ihr Verhalten gegen bestehende Richtlinien, Regelungen oder Vorschriften, haben diese mit disziplinarischen Maßnahmen zu rechnen.

5. Unternehmenswerte

Unsere Unternehmenswerte helfen uns dabei, unser Verhalten jederzeit zu überprüfen.

• Begeisterung: für das, was Du tust!
• Zusammenarbeit: Helfen, wo Hilfe gebraucht wird und sich das Wissen des gesamten Teams zunutze machen.
• Zuverlässigkeit: Machen, was getan werden muss.
• Integrität: Die Übereinstimmung unserer geteilten Ideale und Werte mit deiner tatsächlichen Lebenspraxis.
• Transparenz: Mach dein Handeln für alle nachvollziehbar.
• Innovation: Die Gegenwart neu denken und die Zukunft gestalten.
• Beständigkeit: Strebe jeden Tag danach, Dich und Deine Leistungen zu verbessern.

6. Offene Kommunikation mit Beschäftigten

Wir vertuschen Fehlverhalten nicht. Melden Beschäftigte in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten, dulden wir gegenüber ihnen keine Einschüchterungsversuche oder Repressalien. „In gutem Glauben“ bedeutet für uns, dass Beschäftigte Verantwortung für ihr Handeln übernehmen und überzeugt sind, dass ihre Darstellung der Wahrheit entspricht. Dies gilt unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung das Fehlverhalten bestätigt oder nicht.

7. Dialog mit Kooperationspartnern

Alle Geschäftsinformationen unserer Partner und ihre Betriebsgeheimnisse werden prinzipiell sensibel und vertraulich behandelt. Erforderliche Dokumente werden sachgerecht erstellt, aufbewahrt oder ggf. nach dem Ende der Zusammenarbeit vernichtet.

8. Kundenorientierung

Wir verhalten uns unseren Kunden und Geschäftspartnern gegenüber fair und ehrlich. Wir erfassen die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden und Geschäftspartner, um eine zielgerichtete Umsetzung in Produkte, Dienstleistungen oder andere Prozesse zu gewährleisten. Unser oberstes Ziel ist es, auf der Basis von Vertrauen eine langfristige und stabile Beziehung zu unseren Kunden und Geschäftspartnern aufzubauen.

9. Annahme von Geschenken und Interessenskonflikt

Es ist Beschäftigten der Thelen Gruppe oder Mitgliedern ihrer unmittelbaren Familien nicht gestattet, Geschenke, Geld, besondere Unterkünfte, Gefallen, die Nutzung von Eigentum oder Einrichtungen, Reisen oder sonstige extravagante Vorteile anzunehmen.

9.1 Geschenke an unsere Beschäftigten

Unsere Beschäftigten fordern oder akzeptieren von Kunden oder Lieferanten keine persönlichen Vorteile, die das eigene Verhalten hinsichtlich der eigenen Tätigkeit für das Unternehmen beeinflussen oder beeinflussen könnten. Werden Geschenke von Dritten angeboten, dürfen diese nur dann angenommen werden, wenn sie allgemein übliche Praxis sind und als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt werden können (Werbegeschenke mit dem Logo des abgebenden Unternehmens, wie zum Beispiel Kalender oder Kugelschreiber). Bei Geschenken, deren Wert den üblichen Betrag übersteigt, muss der Compliance Beauftragte bzw. die Leitung informiert werden. Ist dies nicht möglich, sind diese Geschenke grundsätzlich abzulehnen.

9.2 Geschenke durch unsere Beschäftigten

Geschenke unsererseits dürfen ebenfalls nur in einem für die Geschäftsbeziehung üblichen Rahmen und in einem materiell angemessenen Umfang angeboten werden. Der Empfänger darf damit keine Verpflichtung verbinden können, die seine geschäftlichen Entscheidungen beeinflussen würde.

9.3 Spenden

Die Thelen Gruppe spendet grundsätzlich nicht an politische Parteien, an Einzelpersonen oder an Organisationen, deren Ziele unserer Unternehmensphilosophie widersprechen oder unsere Reputation schädigen. Die Vergabe von Spenden erfolgt stets transparent.

10. Bestechung und Korruption

Wir dulden keinerlei Form von Korruption und Bestechung, unabhängig davon, ob dadurch unser Firmenvermögen oder das Vermögen Dritter geschädigt wird. Wir sorgen durch Kontrollmechanismen dafür, dass Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Steuerhinterziehung oder Geldwäsche vorgebeugt wird.

Unseren Beschäftigten ist es untersagt, Gefälligkeiten jeglicher Art anzunehmen oder zu erteilen (Bargeld, Reisen, Geschenke, etc.), die an einen ungebührlichen Vorteil gekoppelt sind (Auftragserteilung, Projektzuschlag etc.).

Auch unsere Geschäftspartner sind angehalten Interessenkonflikte, die ein Korruptionsrisiko bergen, zu vermeiden.

11. Arbeiten für Beschäftigte selbst oder nahestehende Dritte

Es ist Beschäftigten untersagt, direkt oder indirekt – durch das Unternehmen, in dem sie beschäftigt sind und/oder durch andere Unternehmen der Thelen Gruppe und/oder Geschäftspartner der Thelen Gruppe – Arbeiten, Dienstleistungen, Lieferungen/Bestellungen, Beratungsleistungen etc. für sich selbst, nahestehende Dritte oder Freunde bzw. Bekannte auszuführen oder ausführen zu lassen. Ebenso ist es nicht gestattet, andere Geschäftspartner anzuweisen oder zu bitten, solche Leistungen anzubieten oder auszuführen.

Definition nahestehende Dritte:

Bei nahestehende Dritten handelt es sich um:

11.1 Wirtschaftlich und/oder rechtlich Verwandte oder Verschwägerte der vorgenannten Personengruppe – Verwandtschaften und/oder Schwägerschaft bis zum 2. Grad in gerader Linie und/oder bis zum 4. Grad in der Seitenlinie.

11.2 Sonstige nahestehenden Personen i. S. § 138 InsO.

11.3 Direkte Freunde oder Freunde der Familie des Beschäftigten.

12. Datenschutz

Wir setzen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) um. Alle personenbezogenen Daten unserer Kunden, Geschäftspartner und Beschäftigten werden mit größter Sorgfalt behandelt. Dazu zählen unter anderem Namen, Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten sowie Informationen über den aktuellen Gesundheitszustand.

Unsere Beschäftigten sind verpflichtet, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten und unser IT-System sowohl vor internem als auch externem Datendiebstahl zu sichern. Dies umfasst insbesondere den sorgsamen Umgang mit Passwörtern sowie die Vermeidung des unautorisierten Herunterladens von Dateien, insbesondere von unangemessenem Material aus dem Internet.

13. Schutz der Umwelt

Der Schutz der Umwelt und des Klimas ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Beschäftigten sind dazu angehalten, alle natürlichen Ressourcen, die in unserem Unternehmen eingesetzt werden (z. B. Energie, Wasser, Flächen), schonend zu behandeln. Ein verantwortungsvoller Umgang bei der Herstellung und dem Vertrieb unserer Produkte und/oder Dienstleistungen wird von unseren Beschäftigten erwartet.

Zum Schutz unserer Beschäftigten halten wir alle Gesetze und Vorschriften ein, die die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz betreffen. Insbesondere unsere Führungskräfte ergreifen Maßnahmen, die eine gesunde und sichere Arbeitsumgebung für alle Beschäftigten gewährleisten.

14. Einhaltung geltenden Rechts

Unsere Führungskräfte sind verpflichtet, sich mit den Gesetzen, Vorschriften und Regeln, die für ihren Verantwortungsbereich relevant sind, vertraut zu machen und diese ausnahmslos einzuhalten. Insbesondere tragen sie eine hohe Verantwortung bei der Umsetzung unseres Verhaltenskodex.

Die Geschäftspraktiken unserer Geschäftspartner und deren Lieferanten müssen ebenfalls den geltenden Gesetzen entsprechen. Dies betrifft insbesondere den Import, Export und den inländischen Warenhandel, Technologien oder Dienstleistungen, sowie den Zahlungs- und Kapitalverkehr. Ein Verstoß gegen Wirtschaftsembargos sowie gegen Vorschriften der Handels-, Import- und Exportkontrolle muss, ebenso wie Terrorismusfinanzierung, durch unsere Geschäftspartner ausgeschlossen werden.

15. Fairer Wettbewerb

Wir fühlen uns dem fairen Wettbewerb verpflichtet und halten uns an die entsprechenden Gesetze und Regeln. Wir unterlassen jegliche Absprachen über Preise, Konditionen und Strategien mit Konkurrenten, Lieferanten, anderen Unternehmen und Händlern, die einen fairen Wettbewerb behindern könnten. Zudem beteiligen wir uns an keinem wettbewerbswidrigen Boykott.

16. Diskriminierungsverbot

Jede Form von Diskriminierung ist prinzipiell untersagt.

Gleichgültig, ob es sich dabei um die Nationalität, ethnische Zugehörigkeit, das Alter und Geschlecht, die sexuelle Ausrichtung, um den Familienstand, eine Schwangerschaft oder eine Behinderung, oder um Religion oder Weltanschauung handelt. Beförderungen, Neueinstellungen erfolgen immer frei von Diskriminierung.

17. Umgang mit Firmeninterna / Vertrauliche Informationen

Während des Beschäftigungsverhältnisses innerhalb der Thelen Gruppe werden Sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten. Diese vertraulichen Informationen dürfen für Dritte nicht verfügbar gemacht, bekanntgegeben oder zum eigenen Vorteil genutzt werden. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt über das Arbeitsverhältnis hinaus.

Wir legen Wert darauf, dass mit den hergestellten Produkten, den verwendeten Arbeitsmitteln und dem geistigen Eigentum des Unternehmens sorgfältig und verantwortungsbewusst umgegangen wird.

18. Schutz vor Kinder- oder Zwangsarbeit

Wir lehnen Kinder- oder Zwangsarbeit ohne Ausnahme strikt ab und erwarten dies auch von unseren Geschäftspartnern. Schulpflichtige Kinder (jünger als 15 Jahre) dürfen auch dann nicht beschäftigt werden, wenn die gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes unseres Lieferanten dies erlauben würden. Kurzfristige Schülerpraktika sind von dieser Regel ausgenommen.

19. Alkohol- und Drogenmissbrauch

Beschäftigte der Thelen Gruppe dürfen keine illegalen Substanzen verwenden, verkaufen, verteilen oder weitergeben. Während der Arbeitszeit ist der Konsum von Alkohol oder illegalen Substanzen streng verboten. Die Nichteinhaltung dieser Grundsätze kann zu Disziplinarmaßnahmen führen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

20. Öffentlichkeit und Unternehmenskommunikation

Es ist Beschäftigten nicht gestattet, für die Thelen Gruppe öffentliche Statements oder Interviews abzugeben bzw. Reden zu halten. Presse- und Medienanfragen, Interviews sowie Kommunikation mit der Öffentlichkeit sind immer mit der Unternehmenskommunikation der Thelen Gruppe abzustimmen.

Social Media Richtlinien:

20.1 Professionalität und Respekt

Alle Personen in sozialen Medien sind mit Respekt und Höflichkeit zu behandeln, unabhängig von deren Meinungen oder Positionen. Beleidigende, diffamierende, diskriminierende oder hasserfüllte Äußerungen sind zu unterlassen. Es ist stets zu bedenken, dass Äußerungen in sozialen Medien eine breite Öffentlichkeit erreichen und das Image des Unternehmens/der Organisation beeinflussen können.

20.2 Vertraulichkeit und Datenschutz

Es dürfen keine vertraulichen oder geschützten Informationen des Unternehmens, der Organisation, von Kunden oder Geschäftspartnern veröffentlicht werden. Persönliche Daten (z. B. Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung veröffentlicht werden. Die geltenden Datenschutzgesetze (wie z. B. die DSGVO) sind strikt einzuhalten.

20.3 Vertretung des Unternehmens/der Organisation

Es muss klar angegeben werden, ob im Namen des Unternehmens oder der Organisation gesprochen wird oder ob die Äußerungen als Privatperson erfolgen. Ein Hinweis wie: „Die hier geäußerten Ansichten sind meine eigenen“ kann dabei hilfreich sein. Wenn im Namen des Unternehmens oder der Organisation gesprochen wird, ist sicherzustellen, dass alle Äußerungen im Einklang mit den Werten und Richtlinien des Unternehmens stehen.

20.4 Verantwortung für veröffentlichte Inhalte

Alle Beschäftigten sind für die geteilten Inhalte verantwortlich. Es sollte immer sorgfältig überlegt werden, bevor Informationen gepostet werden, die das Image des Unternehmens beeinflussen könnten. Unbestätigte Informationen oder Gerüchte dürfen niemals verbreitet werden.

20.5 Urheberrecht und geistiges Eigentum

Das Urheberrecht und das geistige Eigentum anderer sind stets zu respektieren. Inhalte (Texte, Bilder, Videos) dürfen nur verwendet werden, wenn die entsprechenden Rechte vorliegen. Die Quelle muss immer angegeben werden, wenn Inhalte von Dritten geteilt werden.

20.6 Konflikte und Eskalationen

An hitzigen Diskussionen oder Online-Streitigkeiten sollte sich nicht beteiligt werden. Es ist wichtig, sachlich und professionell zu bleiben, auch im Fall von Kritik. Bei Problemen oder Beschwerden in sozialen Medien sollten diese an die zuständigen Personen im Unternehmen weitergeleitet werden, anstatt eigenständig zu reagieren.

20.7 Regelkonformes Verhalten

Die Richtlinien und Nutzungsbedingungen der jeweiligen sozialen Plattformen sind zu beachten. Handlungen, die gegen Gesetze oder interne Unternehmensrichtlinien verstoßen, wie z. B. unethische Werbung oder irreführende Aussagen, sind nicht zulässig.

20.8 Nutzung von sozialen Medien während der Arbeitszeit

Die private Nutzung von sozialen Medien sollte die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigen. Die beruflichen Aufgaben haben stets Vorrang.

20.9 Berichterstattung über Probleme

Sollte problematisches Verhalten oder unangemessene Inhalte in sozialen Medien auffallen, die das Unternehmen betreffen, ist dies unverzüglich der zuständigen Abteilung oder der vorgesetzten Person zu melden.

20.10 Positive Kommunikation fördern

Soziale Medien sollten genutzt werden, um konstruktive und positive Inhalte zu teilen, die das Ansehen des Unternehmens und der Beschäftigten fördern. Der offene Austausch von Wissen und Ideen sollte auf ethische und transparente Weise gefördert werden.

Unsere Social Media Richtlinien sind von allen Beschäftigten der Thelen Gruppe zu beachten und einzuhalten. Kontakt: pr@thelen-gruppe.de, Fon: +49 201 50790-556.

21. Umsetzung und Durchsetzung

Die Thelen Gruppe verpflichtet sich die erforderlichen Anstrengungen zu unternehmen, um den in diesem Code of Conduct beschriebenen Grundsätzen und Werten gerecht zu werden:

Essen, 11. Oktober 2024

Wolfgang Thelen
Christoph Thelen

Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, richten Sie diese bitte an die folgende E-Mailadresse: compliance@thelen-gruppe.de